Verwalter

Als Verwalter bezeichnet man Personen oder Unternehmen, die Immobilieneigentümer bei der kaufmännischen, technischen und organisatorischen Betreuung ihrer Objekte unterstützen. Sie handeln dabei im Auftrag der Eigentümer und übernehmen Aufgaben, die sonst erheblichen eigenen Zeit- und Sachverstand erfordern würden. Gerade in einer Region wie dem Landkreis Osterholz, wo viele Eigentümer ihr Objekt aus einer gewissen Distanz halten oder neben dem Beruf vermieten, ist professionelle Verwaltung ein echtes Entlastungsinstrument.

Welche Arten von Verwaltern gibt es?

Die häufigste Form im Wohneigentum ist der WEG-Verwalter, der für Eigentümergemeinschaften tätig wird. Er betreut das Gemeinschaftseigentum einer Wohnanlage, wird von der Eigentümerversammlung durch Mehrheitsbeschluss bestellt und kann maximal für fünf Jahre beauftragt werden. Seine Pflichten und Befugnisse ergeben sich vor allem aus § 27 WEG. Seit der WEG-Reform 2020 müssen WEG-Verwalter zudem einen Sachkundenachweis erbringen.

Daneben gibt es den Mietverwalter, der einzelne vermietete Objekte im Auftrag des jeweiligen Eigentümers betreut – von der Mietersuche über die Nebenkostenabrechnung bis zur Koordination von Handwerkern. Anders als beim WEG-Verwalter kommt hier kein Beschluss einer Gemeinschaft zustande, sondern ein privatrechtlicher Dienstleistungsvertrag zwischen Eigentümer und Verwalter.

In Ausnahmefällen – etwa bei anhaltenden Streitigkeiten innerhalb einer Eigentümergemeinschaft – kann ein Gericht einen Sonderverwalter einsetzen. Dieser übernimmt vorübergehend die Verwaltungsaufgaben, bis eine geregelte Situation wiederhergestellt ist oder ein regulärer Verwalter bestellt wurde.

Aufgaben in der Praxis

Ein Verwalter bewegt sich auf zwei Ebenen: der kaufmännischen und der technischen.

Zur kaufmännischen Verwaltung gehören der Einzug und die Verwaltung von Hausgeld oder Mietzahlungen, die Erstellung von Jahresabrechnungen auf Grundlage des Wirtschaftsplans, die Bildung von Instandhaltungsrücklagen sowie das Mahnwesen bei Zahlungsverzug. Hinzu kommen die Verwaltung und Überwachung der Gebäudeversicherungen.

Die technische Verwaltung umfasst die Organisation und Kontrolle von Wartungsarbeiten – etwa an Heizungsanlagen, Aufzügen oder Brandschutzeinrichtungen –, die Beauftragung von Handwerkern bei Schäden sowie die Umsetzung von Modernisierungsmaßnahmen. Gerade im ländlichen Raum zwischen Grasberg und Osterholz-Scharmbeck, wo älterer Gebäudebestand – darunter auch sanierungsbedürftige Resthöfe und Objekte mit Reetdach – verbreitet ist, kommt der laufenden technischen Begleitung besondere Bedeutung zu.

Kosten und Vergütung

Die Vergütung eines WEG-Verwalters richtet sich nach Objektgröße, Lage und Leistungsumfang. Üblich sind Pauschalen je Einheit und Monat, ergänzt um Gebühren für Sondertätigkeiten wie die Vorbereitung einer Eigentümerversammlung oder die Begleitung größerer Baumaßnahmen. Alternativ rechnen manche Verwalter prozentual am Hausgeldumsatz ab.

Bei der Mietverwaltung orientiert sich die Gebühr üblicherweise an einem Anteil der jährlichen Kaltmiete. Kommt es zur Neuvermietung, wird dafür häufig eine gesonderte Vergütung vereinbart. Außerordentlicher Aufwand – etwa die Begleitung eines Rechtsstreits mit einem Mieter – wird in der Regel nach tatsächlichem Zeitaufwand berechnet.

Bestellung und Vertrag

Der WEG-Verwalter wird durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft bestellt, ein schriftlicher Verwaltervertrag ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis üblich und empfehlenswert. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt fünf Jahre; eine vorzeitige Abberufung ist nur aus wichtigem Grund oder mit qualifizierter Mehrheit möglich.

Beim Mietverwalter gestalten Eigentümer und Dienstleister Laufzeit und Kündigungsfristen frei. Wichtig ist, den Leistungskatalog von Anfang an klar zu definieren – welche Tätigkeiten sind im Grundhonorar enthalten, welche werden zusätzlich berechnet. Das vermeidet spätere Missverständnisse und schafft Transparenz auf beiden Seiten.