Schlussrechnung

Nach Abschluss eines Bauprojekts oder einer größeren Handwerksleistung steht am Ende die Schlussrechnung: Sie fasst alle erbrachten Leistungen, tatsächlich verbauten Mengen und vereinbarten Preise in einer abschließenden Gesamtabrechnung zusammen. Erst mit ihr werden geleistete Abschlagszahlungen verrechnet, offene Beträge fällig gestellt und – was oft übersehen wird – der Beginn der Gewährleistungsfrist formal besiegelt. Für Bauherren im Raum Grasberg und dem Landkreis Osterholz, wo Neubauvorhaben auf Moor- und Marschböden nicht selten mit aufwendigen Gründungsarbeiten und entsprechend umfangreichen Nachtragsleistungen verbunden sind, kommt einer sorgfältig geprüften Schlussrechnung besondere Bedeutung zu.

Aufbau und Pflichtangaben

Eine ordnungsgemäße Schlussrechnung gliedert sich nach den einzelnen Positionen des Leistungsverzeichnisses. Zu jeder Position werden die tatsächlich ausgeführten Mengen – ermittelt durch ein gemeinsames oder vom Unternehmer erstelltes Aufmaß – den vereinbarten Einheitspreisen aus dem Vertrag oder genehmigten Nachträgen gegenübergestellt. Davon abgezogen werden sämtliche bereits geleisteten Abschlagszahlungen sowie ein üblicherweise fünfprozentiger Sicherheitseinbehalt, der bis zur Beseitigung etwaiger Mängel einbehalten wird.

Formal muss die Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer, den Leistungszeitraum, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz sowie die Bankverbindung enthalten. Diese Angaben sind nicht nur für eine ordentliche Buchhaltung relevant, sondern auch Voraussetzung für einen etwaigen Vorsteuerabzug auf Seiten des Auftraggebers.

Prüfung durch den Auftraggeber

Nach Eingang der Schlussrechnung steht dem Auftraggeber eine Prüfungsfrist zu, die im Baubereich üblicherweise zwei Monate beträgt. In dieser Zeit sollte die Rechnung auf zwei Ebenen kontrolliert werden: formale Vollständigkeit einerseits, inhaltliche Richtigkeit andererseits.

Inhaltlich geht es darum, ob die abgerechneten Leistungen tatsächlich erbracht wurden, ob die Mengenansätze mit dem Aufmaß übereinstimmen, ob alle Abschlagszahlungen korrekt berücksichtigt sind und ob Nachträge nachweislich beauftragt und genehmigt wurden. Beanstandungen sind schriftlich und mit konkreter Begründung zu erheben – eine pauschale Ablehnung der Rechnung genügt nicht. Wer diese Frist ohne Einwände verstreichen lässt, riskiert, dass die Rechnung als anerkannt gilt.

Zahlung, Einbehalt und Sicherheit

Die Schlusszahlung wird in der Regel 30 Tage nach Zugang der Rechnung und Ablauf der Prüfungsfrist fällig. Wurde im Vertrag ein Skonto vereinbart, kann dieser bei Zahlung innerhalb von etwa 14 Tagen in Abzug gebracht werden. Nach Fälligkeit schuldet der Auftraggeber Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz.

Der Sicherheitseinbehalt von in der Regel fünf Prozent der Schlussrechnungssumme bleibt so lange einbehalten, bis festgestellte Mängel behoben sind. Alternativ kann der Auftragnehmer eine Bürgschaft stellen, um diesen Betrag sofort ausgezahlt zu erhalten. Nach Ablauf der Gewährleistungsfrist – im Baubereich regelmäßig fünf Jahre – ist der Einbehalt freizugeben, sofern keine offenen Mängelrügen bestehen.

Nebenkostenabrechnung bei Mietverhältnissen

Der Begriff Schlussrechnung begegnet Vermietern auch im Kontext der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Diese muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, andernfalls können eventuelle Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden. Umlagefähig sind etwa Grundsteuer, Wasser- und Abwassergebühren, Müllabfuhr und Hausmeisterkosten. Nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen hingegen Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen und Reparaturen.

Mieter haben das Recht, binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung Widerspruch einzulegen und Einsicht in die Originalbelege zu verlangen. Vermieter im Raum Osterholz-Scharmbeck oder Worpswede sollten beachten, dass die Grundsteuer seit 2025 in Niedersachsen nach dem landeseigenen Flächen-Lage-Modell berechnet wird – was je nach Lage und Grundstücksgröße zu veränderten Beträgen führen kann, die korrekt in die Abrechnung einfließen müssen.

Steuerliche Gesichtspunkte

Für Unternehmer, die Gebäude gewerblich nutzen oder vermieten, ist die Schlussrechnung Grundlage für den Vorsteuerabzug – vorausgesetzt, alle formalen Pflichtangaben sind erfüllt. Kosten aus der Rechnung lassen sich als Betriebsausgaben geltend machen.

Privatpersonen können Handwerkerleistungen, die in ihrem selbst genutzten Haushalt erbracht wurden, steuerlich begünstigt absetzen: Das Finanzamt erkennt einen Abzug von 20 Prozent der Lohnkosten an, bis zu einem gesetzlich festgelegten Jahreshöchstbetrag. Wichtig ist in jedem Fall, Rechnungen und Zahlungsnachweise zehn Jahre lang aufzubewahren.