Umlagefähige Betriebskosten

Wenn Vermieter die laufenden Kosten einer Immobilie nicht vollständig selbst tragen müssen, liegt das an der Betriebskostenverordnung (BetrKV): Sie regelt abschließend, welche Ausgaben auf Mieter umgelegt werden dürfen. Solche Kosten nennt man umlagefähige Betriebskosten. Entscheidend ist dabei immer, dass die Umlage ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart wurde – ohne diese Klausel bleibt der Vermieter auf den Kosten sitzen.

Was der Gesetzgeber erlaubt – und was nicht

§ 2 BetrKV zählt 17 Kostenarten auf, die der Vermieter an Mieter weitergeben darf. Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Müllabfuhr und Straßenreinigung, Gebäudeversicherungen, Gartenpflege, Hausmeister, Gemeinschaftsbeleuchtung sowie Kosten für Aufzug und Gemeinschaftsantenne – Kosten für den Kabel-TV-Anschluss sind seit Juli 2024 nicht mehr umlagefähig. Bestimmte weitere Positionen können unter „sonstige Betriebskosten" erfasst werden, müssen dann aber im Mietvertrag konkret benannt sein.

Nicht umlagefähig sind dagegen Verwaltungskosten, Aufwendungen für Instandhaltung und Reparaturen sowie Kosten, die durch Leerstand entstehen. Diese Ausgaben verbleiben beim Vermieter – unabhängig davon, was im Vertrag steht. Eine gegenteilige Klausel wäre unwirksam.

Wie die Kosten verteilt werden

Für die Aufteilung zwischen mehreren Mietparteien gibt es verschiedene Umlageschlüssel. Am häufigsten kommt die anteilige Wohnfläche in Quadratmetern zum Einsatz. Bei verbrauchsabhängigen Positionen wie Wasser oder Müllabfuhr kann die Personenzahl sinnvoller sein. Aufzugskosten oder Treppenbeleuchtung werden oft nach Wohneinheiten aufgeteilt. Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung zwingend vor, dass mindestens 50 bis 70 Prozent der Kosten nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden – pauschal nach Fläche ist hier nicht zulässig.

Die jährliche Abrechnung

Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Wer diese Frist versäumt, verliert das Recht auf Nachforderungen – Guthaben des Mieters bleiben davon unberührt. Eine ordnungsgemäße Abrechnung enthält die gesamten angefallenen Kosten, den verwendeten Umlageschlüssel, den daraus errechneten Mieteranteil sowie die bereits geleisteten Vorauszahlungen. Mieter dürfen die zugrundeliegenden Belege einsehen und haben nach Erhalt der Abrechnung zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben.

Stellt sich nach der Abrechnung heraus, dass die monatlichen Vorauszahlungen dauerhaft zu hoch oder zu niedrig angesetzt waren, kann der Vermieter die Höhe für künftige Perioden anpassen.

Besonderheiten im Raum Osterholz und Bremen

Für Vermieter in der Region ist ein Punkt besonders relevant: Die Grundsteuer gehört zu den umlagefähigen Betriebskosten und wird direkt an Mieter weitergegeben. In Niedersachsen – und damit im Landkreis Osterholz mit Gemeinden wie Grasberg – gilt seit 2025 das landeseigene Flächen-Lage-Modell zur Berechnung der Grundsteuer, das vom Bundesmodell abweicht. Im Land Bremen ist die Lage wieder anders geregelt. Da sich die Grundsteuerbeträge durch die Reform verändert haben, sollten Vermieter prüfen, ob ihre bisherigen Vorauszahlungsbeträge noch der Realität entsprechen, und die Nebenkostenabrechnung gegebenenfalls anpassen.

Häufige Frage: Darf der Vermieter die Kosten für die Hausverwaltung in der Nebenkostenabrechnung ansetzen?

Nein. Verwaltungskosten – also das, was eine Hausverwaltung für ihre kaufmännische und organisatorische Tätigkeit berechnet – sind ausdrücklich nicht umlagefähig. Das gilt auch dann, wenn der Vermieter die Immobilie selbst verwaltet und argumentiert, er betreibe dafür Aufwand. Einzig die Kosten eines Hausmeisters, der praktische Aufgaben wie Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder kleine Reparaturkoordinierung übernimmt, können anteilig umgelegt werden – sofern der verwaltende Anteil herausgerechnet wird.