Instandsetzung

Wenn ein Dach undicht wird, eine Heizung ausfällt oder Fassadenputz abplatzt, ist von Instandsetzung die Rede: dem gezielten Beseitigen von Schäden, um ein Gebäude wieder in den Zustand zu versetzen, den es vor der Abnutzung, Alterung oder Beschädigung hatte. Instandsetzung ist damit etwas anderes als die vorbeugende Instandhaltung und unterscheidet sich grundlegend von einer Modernisierung – eine Unterscheidung, die sowohl mietrechtlich als auch steuerlich erhebliche Konsequenzen hat.

Instandsetzung, Instandhaltung, Modernisierung – drei Begriffe, drei Rechtsfragen

Die drei Begriffe klingen ähnlich, folgen aber unterschiedlichen Regeln. Instandhaltung umfasst wiederkehrende, vorbeugende Maßnahmen: die jährliche Heizungswartung, das Reinigen der Dachrinne, das Nachölen von Türscharnieren. Instandsetzung greift, wenn trotzdem etwas kaputt geht – also reaktiv, nicht vorbeugend.

Modernisierung geht darüber hinaus: Sie verbessert den Zustand gegenüber dem ursprünglichen Standard, etwa durch eine bessere Wärmedämmung oder den Einbau einer modernen Lüftungsanlage. Diese Kosten darf ein Vermieter anteilig auf die Miete umlegen. Bei der Instandsetzung ist das nicht möglich – sie stellt lediglich wieder her, was vorher vorhanden war.

Was zählt konkret zur Instandsetzung?

Am Gebäude selbst fallen darunter beispielsweise die Dachneueindeckung nach einem Sturmschaden, die Erneuerung von abgerissenem Fassadenputz, der Austausch defekter Fenster gegen gleichwertige Modelle oder der Ersatz einer ausgefallenen Heizungsanlage durch eine vergleichbare. In der Wohnung zählen dazu schadhaft gewordene Bodenbeläge, defekte Sanitärobjekte, nicht mehr schließende Innentüren oder ausgefallene Heizkörper – sofern der Ersatz dem bisherigen Standard entspricht und nichts Besseres eingebaut wird.

Im Außenbereich kann es sich um die Erneuerung beschädigter Wege, Zufahrten oder einer baufälligen Einfriedung handeln.

Ein Hinweis aus der Praxis: Im Landkreis Osterholz und der Teufelsmoor-Region rund um Grasberg und Worpswede spielen die besonderen Bodenverhältnisse eine Rolle. Moor- und Marschböden mit hohem Grundwasserstand können Feuchteschäden an Fundamenten und Kelleraußenwänden begünstigen. Was andernorts eine seltene Ausnahme ist, gehört hier bei älteren Gebäuden oft zum Standardproblem – und kann Instandsetzungsmaßnahmen erheblich aufwändiger und teurer machen als anderswo.

Mietrechtliche Pflichten

Nach § 535 BGB ist der Vermieter verpflichtet, die Mietsache in einem vertragsgemäßen Zustand zu erhalten. Entstehen Mängel, muss er unverzüglich handeln. Die Kosten dafür trägt er allein – eine Umlage auf den Mieter ist bei Instandsetzungsmaßnahmen nicht zulässig, weil kein Mehrwert über den bisherigen Zustand hinaus geschaffen wird.

Eine Ausnahme bildet die sogenannte Kleinreparaturklausel im Mietvertrag: Sie kann den Mieter verpflichten, kleinere Reparaturen an Gegenständen, die er häufig direkt nutzt, selbst zu bezahlen – in der Regel bis zu einem Betrag von 100 bis 120 Euro je Einzelfall und mit einer jährlichen Obergrenze. Diese Klausel muss ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sein und rechtlichen Anforderungen genügen, sonst ist sie unwirksam.

Steuerliche Behandlung als Erhaltungsaufwand

Für Vermieter ist die steuerliche Einordnung entscheidend: Instandsetzungskosten gelten grundsätzlich als Erhaltungsaufwand und können im Jahr ihrer Entstehung vollständig als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abgezogen werden. Eine Aktivierung über mehrere Jahre – wie bei nachträglichen Herstellungskosten – ist nicht erforderlich.

Bei größeren Einzelmaßnahmen besteht die Möglichkeit, den Aufwand nach § 82b EStDV auf zwei bis fünf Jahre zu verteilen, was in manchen Fällen steuerlich günstiger sein kann. Vorsicht ist geboten, wenn durch die Maßnahme gleichzeitig eine Standardanhebung erfolgt: Dann kann das Finanzamt den Vorgang ganz oder teilweise als Herstellungskosten werten, die nur über die Abschreibung geltend gemacht werden können.